Feedback geven, hoe doe je dat? (en hoe niet!) | Je Coach

Feedback geven, hoe doe je dat? (en hoe niet!)

Veel mensen zien op tegen het geven van feedback. Het wordt vaak gezien als iets negatiefs, dus als het even kan, stellen wij het graag uit, of we ontwijken het zo mogelijk. Is dit herkenbaar? In deze blog zal ik je een aantal tips geven hoe je ervoor kunt zorgen dat de feedback die jij geeft op de juiste manier bij de andere persoon binnenkomt.

Wat is feedback eigenlijk?

‘Feedback is het geven of voeden van informatie over het functioneren van een persoon of een team’. Vaak denkt men bij feedback aan iets negatiefs, maar feedback is ook positief en gaat ook zeker om het geven van complimenten. Het is zelfs zo dat mensen meer leren van een positieve response op hun werk, dan wanneer ze alleen maar kritiek ontvangen als er fouten gemaakt worden. Positieve feedback is motiverend.

Wie groeit er nou niet van een compliment? (en ja, een compliment is ook feedback)

Wat zou jij doen als je alleen maar kritiek of dus negatieve feedback zou ontvangen en je nooit eens iets positiefs zou horen? Met andere woorden, dat de focus alleen maar ligt op dat wat fout gaat. Ik zou mijn kar keren en mijn heil ergens anders zoeken. Wat zou jij doen? Hoe zorg je er nu voor dat als je eens feedback moet geven die lastig is, dat die feedback wel op de juiste manier bij de andere persoon aankomt? Dat je deze feedback geeft zonder de andere persoon te bruuskeren of pijn te doen. Hieronder geef ik je 5 tips die jou hierbij kunnen helpen:

#1 Beschrijf het gedrag wat jij graag anders zou willen zien

Het is altijd belangrijk om te onthouden dat je alleen feedback kunt geven op iets wat iemand gedaan heeft en niet op hoe de andere persoon is. Beschrijf alleen gedrag dat iemand kan veranderen. Als bijvoorbeeld iemand tijdens een vergadering heel zacht praat zodat jij het niet kunt horen, dan kun je daar iets van zeggen en vragen of die persoon iets luider zou kunnen spreken zodat jij hem/haar ook goed kunt verstaan. Iemand die bij het spreken last heeft stotteren, daar kun je geen feedback op geven, die persoon kan daar waarschijnlijk weinig aan doen.

Stel jezelf dus altijd de vraag of de ander het gedrag of het gedane werk kan veranderen.

#2 Gebruik de ik-boodschap

Zorg ervoor dat de boodschap die jij de ander geeft met “ik” begint. “Ik heb gemerkt dat….”. “Ik heb gezien dat…”. “Ik stel vast dat…”. Blijf bij jezelf en betrek er geen anderen bij. Ga bijvoorbeeld niet uit van eventuele roddels in de wandelgangen. Zeg dus niet, “Men zegt….”. Dit zal vaak als aanvallend gezien worden met als gevolg dat de andere persoon in de verdediging schiet en de boodschap niet meer aan zal komen. Dat kan het snel in een ‘nietes – welles’ gesprek veranderen.

Kijk naar wat jij vervelend vindt aan het gedrag of werk van de ander en hoe jij het graag anders zou willen zien.

#3 Geef aan welk effect het gedrag van de ander op jou heeft

Laat hierbij je gevoel spreken. Dat gaat al veel makkelijker als je een ik-boodschap geeft. Het gaat er immers niet om wat die ander nu precies heeft gedaan of nagelaten, maar het gaat om jou, jij die problemen hebt met wat de ander heeft gedaan en de gevolgen ervan. Jij zou graag willen dat de ander iets verandert voor jou, daarom is het zo belangrijk dat jij datgene wat je graag zou willen veranderen op de juiste manier kunt benoemen. Je kunt dus prima zeggen welke gedachten het gedrag van de ander bij jou oproept. Zo kan de ander zich in jouw gevoelens inleven. Maar hier kun je ook snel in doorschieten. Als je bijvoorbeeld een collega hebt die altijd te laat komt bij vergaderingen, zou je kunnen zeggen: “Ik vind het lastig dat je te laat komt als wij een vergadering hebben, dat geeft mij het gevoel dat jij onze afspraak niet serieus neemt”. 

Probeer zonder de ander te beschuldigen jouw boodschap duidelijk te maken en de ander te laten inzien dat wat jij graag zou willen, dat dat ook positief is voor de ander.

#4 Geef de ander ruimte om te reageren

Geef de ander de gelegenheid te reageren. Houd gewoon even je mond, hoe moeilijk dat ook kan zijn in je opwinding. Vraag of de ander je heeft begrepen en of hij/zij zich het voorval hetzelfde herinnert als jij. Is dat niet het geval, licht je boodschap dan toe met aanvullende voorbeelden. Durf ook om een reactie te vragen: "Begrijp je wat ik bedoel?".

Accepteer eventuele stiltes. Blijf rustig en bij jezelf (bij de “ik” boodschap).  

#5 Beschrijf hoe jij het gedrag graag zou willen zien

Help de ander door duidelijk te zeggen hoe je zou willen dat hij of zij het gedrag aanpast, hierbij ook weer gebruik makend van de ‘ik’ boodschap: "Ik zou het fijn vinden dat jij op tijd komt voor onze vergadering, want dat geeft mij het gevoel dat je onze relatie serieus neemt”. Let op dat je een open gesprek aangaat met de ander over hoe het gedrag wat jij graag zou zien voor de ander is. Het is van belang dat jullie je er allebei goed bij voelen. Zoek samen naar oplossingen, sta ook open voor suggesties van de ander. Maak geen assumpties, maar blijf checken met de ander of het duidelijk is wat jij wilt zeggen. Vraag ook naar zijn/haar mening is. Maak duidelijk dat jij wilt helpen om het werkbaar voor jullie beiden te maken.

Bij deze stap is het dus heel belangrijk om goed te luisteren en af te stemmen op de ander. Zoek de gulden middenweg.

Nog enkele handige tips tot slot:

  • Wacht tot je ergste boosheid of schrik gezakt is en ga dan pas een feedbackgesprek beginnen
  • Maar wacht niet zo lang tot de ander is vergeten waar je het over hebt, probeer het altijd binnen de 24 uur te bespreken
  • Neem de ander apart en geef de feedback op een rustige plek (bijvoorbeeld niet in de kantine waar je collega’s zitten te lunchen of in een ruimte met alleen maar glas zodat jullie voor iedereen zichtbaar zijn)

Wat denk je, gaat het lukken? Nu ben ik natuurlijk ook benieuwd naar jouw feedback op deze blog. Heeft het tot nieuwe inzichten geleid? Gaan deze stappen jouw helpen om jouw feedback constructiever te maken? Ik ben erg benieuwd naar jouw reactie. Mocht je er eens samen over willen brainstormen of op oefenen, neem dat gerust contact met mij op. We zullen dan samen naar jouw specifieke situatie en vraag kijken.

Zoals Ken Blanchard ooit zeiFeedback is the breakfast for champions -

Veel succes, maar ook veel plezier bij het geven van de feedback.


Terug naar blog